Bu İçerikte Bahsedilen Konular
Fatura bir hizmetin ya da işin karşılığı olarak düzenlenmesi gereken bir belgedir. Bu belge müşteri olan tarafın aldığı hizmete karşılık ödemesi gereken miktara dair bir belgedir. E-fatura ise 10 seneyi aşkındır ülkemizde kullanılan bir fatura türüdür. Bir faturada olması gereken her detay, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmektedir. E-faturada da kağıt bir faturada yer alması gereken tüm bilgiler bulunmaktadır. Hukuki açıdan da e-fatura ile kâğıt fatura arasında bir ayrım gözetilmemektedir.
E-Fatura Nasıl Kullanılır?
E-fatura aslında, uzun zamandır hayatımız merkezine oturmuş olan teknolojinin bir başka ürünüdür. Teknolojinin getirdiklerinden faydalanarak pek çok avantaja sahip olan e-fatura, klasik faturaların elektronik ortama aktarılmış halidir. Kâğıda basılan e-fatura, dijital ortamda kesilen bir fatura türüdür. İnternet aracılığıyla elektronik ortama aktarılan faturalar burada düzenlenir. Aynı zamanda bu internet bağlantısı e-faturaların paylaşımında da kullanılmaktadır. Kısaca e-fatura kâğıt olmaması dışında, klasik kağıt faturanın tüm özelliklerini birebir karşılamaktadır.
E-faturanın kullanımı, normal faturadan farklı değildir. İkisi için de belgede yazılı olan bilgiler aynıdır. E-fatura kullanılırken ek olarak bir de kâğıt fatura kesilmesine gerek yoktur. Dijital ortama ait bir belge olduğu için kullanımı da nispeten kolaydır. E-fatura kullanımı için bazı mükellefler bulunmaktadır. Büyük bir çoğunluk da bu mükellefiyete dahil olduğu için, kullanım açısından hiçbir zorluğu bulunmamaktadır. Aksine dijital ortamdan da iletilen bir belge olduğu için, pek çok kurum ve kuruluş yalnızca bu tür faturayı kabul etmektedir.
E-Faturanın Avantajları Nelerdir?
E-fatura kullanıcılarına pek çok avantaj sağlamaktadır. Bu avantajlardan ilki maliyetlerin düşürülmesiyle alakalıdır. Faturalama maliyetleri e-fatura kullanan işletmeler için büyük ölçüde düşmektedir. Bu düşüşün başlıca sebepleri kâğıt ve mürekkep ihtiyacının ortadan kalkmasıdır. Buna ek olarak fiziki faturanın kullanımında gerekli olan zarf tüketimi ve postalama maaliyetleri de ortadan kalkmaktadır. Bir birim başına mal olan ortalama fatura maliyeti 14 ile 16 TL arasında değişmektedir. E-fatura kullanımında ise bu maliyet yalnızca kuruşlarla hesaplanmaktadır.
E-fatura kullanmanın başka bir avantajı ise, kullanıcılarına zamandan tasarruf sağlamasıdır. Kâğıt faturaya göre çok daha kısa sürede düzenlenen e-faturalar, özellikle büyük çaplı işletmeleri düşündüğümüzde ve bu işletmelerin fatura kullanımını göz önünde aldığımızda ciddi bir zaman kaybının önüne geçmektedir. Böylelikle işletmelerin kendi hizmetleri ya da yaptığı işler için daha fazla alanı ve zamanı oluşmaktadır.
Üçüncü olarak, tahsilatların hızlanmasını sağlayan e-fatura ile beraber girip çıkan nakit akışı çok daha rahat kontrol edilebilir. Bu doğrultuda, işletmeler müşterilerine dijital ortam üzerinden e-faturayı ilettikleri için, bu belgeyi anında ulaştırabilmektedir. Yine aynı sebepten, fatura düzenlenirken yapılan herhangi bir hatanın kontrolü ve düzeltilmesi kâğıt faturaya göre katbekat hızlı sağlanmaktadır. Faturanın müşteriye iletilip iletilmediği, müşterinin faturayı görüp görmediğini direkt olarak inceleyebilen işletmeler için bu durum, nakit akışının da dengeli bir şekilde yapılmasını sağlayacaktır.
E-fatura kullanımı aynı zamanda, işletmelerin faturaları fiziksel olarak saklamasına da gerek olmayan bir istem olduğu için, arşivleme yapılırken yaşanabilecek tüm problemlerin önüne geçmektedir. Arşivleme problemlerinin en büyük sebebi, yasal bağlamda her faturanın 10 yıl kadar saklanması zorunluluğudur. Bu nedenle fiziksel faturaların saklanması, arşivlenmesi ve gerektiği zaman bir anda bulunabilmesi pek de kolay değildir. Ancak e-faturanın dijital olması bu sorunun kökten çözümüne sebep olmuştur. Kullanıcılar böylelikle seneler öncesinde dahi kestiği faturaları kolaylıkla bulabilir ve düzenli bir şekilde saklayabilir. Bu durum aynı zamanda fiziksel faturalar saklanırken olduğu gibi, bir belgenin kaybolması riskini de ortadan kaldırmaktadır.
E-faturanın bir başka avantajlı özelliği ise çevre dostu olmasıdır. Özellikle son yıllarda bu konuda dünyanın her ülkesi bazı adımlar attığı için, kâğıt kullanımını azaltan bu uygulama, çevre ve iklim için de büyük bir fayda sağlamaktadır. Hemen hemen her şeyin dijitale döndüğü bir dünyada, kağıtla yapılan işlemlerin mümkün olduğunca aza indirilmesi gerekmektedir. Özellikle çevre ile alakalı gelecek tahminlerine bakıldığı zaman aslında bu konunun ne denli önemli olduğu görülmektedir.
Kullanıcıların e-fatura sayesinde yaşamını kolaylaştıracak bir başka özellik ise muhasebe ile alakalıdır. Bunun sebebi e-fatura sisteminin muhasebe sistemi ile entegre edilebilir olmasıdır. Kâğıt fatura sisteminde, işletmeler her ayın sonunda ellerindeki tüm faturaları muhasebecilerine iletmek zorundadırlar. Bu durum da işletmeler için yine fatura yığınlarının arasında kalmak anlamına gelir. Ancak e-fatura kullanımı ile, yapılan tüm işlemler ve kesilen tüm faturalar dijital ortamda görülebildiği için, ay sonunun beklemeye gerek kalmadan, kolaylıkla bu veriler muhasebecilere ulaştırılabilir.
E-Fatura Hakkında Bilmeniz Gerekenler
E-fatura hakkında bilinmesi gereken özelliklerin başında nasıl kullanıldığı, kimlerin kullanabileceği ve kimlerin kullanmak zorunda olduğu, bu sisteme nasıl geçiş yapılacağı gibi sorular gelmektedir. Bu noktada tüm bu soruların cevabı yazımızın ilerleyen bölümlerinde yanıtlanacaktır. Ufak bir giriş yapmak gerekirse, ilk olarak e-faturanın nasıl kullanılacağını yani nasıl görüntüleneceğini bilmek gereklidir. E-faturanın görüntülenebilmesi için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sitesine giriş yapmak yeterli olacaktır.
“https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html” adresi üzerinden indirilecek bir fatura görüntüleme programı, kullanıcıların bilgisayarında yer alan tüm e-faturaların kolaylıkla görüntülenmesini sağlamaktadır. Bununla beraber e-fatura sistemini merak eden kullanıcıların bilmesi gereken başka bir önemli nokta e-fatura mükellefi olmakla ilgilidir. Bu noktada bazı işletmelerin e-fatura kullanması bir zorunluluk iken bazıları kendi isteğiyle bu sisteme geçmektedir. E-faturaya geçilirken kullanıcıların tercih edebileceği 3 temel yöntem bulunmaktadır.
E-Fatura Sistemine Nasıl Geçebilirim?
E-faturaya geçiş yapılırken ilk olarak işletmelerin cirosu önemlidir. Eğer bir işletme kazancından dolayı e-faturaya geçmek zorundaysa o zaman takip eden yılın başında bu işlemi gerçekleştirebilir. Ancak kendi isteğiyle e-faturaya geçen kullanıcılar için böyle bir zaman kısıtlaması bulunmamaktadır. Yılın istenilen bir zamanı, e-faturaya geçiş süreci başlatılabilir. E-faturaya geçmek isteyen kullanıcı tüzel bir kişiliğe sahipse ilk olarak mali mühür temin etmelidir. Bunun için de önce Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvuru yapılması gereklidir. Mali mühür işlemi başarıyla sonuçlandıktan sonra ise Gelir İdaresi Başkanlığı’na yapılacak başvurunun sonucu beklenir. Ancak şahıs firması olarak gözüken bir işletme, e-imza aracılığıyla direkt olarak e-faturaya geçiş başvurusu yapabilir.
E-faturaya geçiş sürecinin son adımı için kullanılabilecek üç farklı olasılık bulunmaktadır. Bunlardan ilki özel entegrasyon olarak adlandırılır. Bu yöntemin tercih edilebilmesi için, kurumların GİB’den izin almış olması gerekmektedir. İzin almış olan kurumlar e-faturaya geçişte özel entegrasyonu kullanabilirler. İkinci olarak kullanılabilecek yöntem ise bilgi işlem sistemi entegrasyonudur. Bu entegrasyon için firmanın bilgi işlem altyapısına bakılır. Söz konusu altyapı yeterli is bu sistem doğrudan GİB’in sistemine bağlanabilir.
Son olarak en sık tercih edilen yöntem olan “GİB Portal” da tercih edilebilir. Bu yöntemin tercih edilme sıklığı ücretsiz olmasıyla da alakalıdır. Aynı zamanda direkt olarak internet sitesi efatura.gov.tr sitesi üzerinden başvuru yapılması oldukça kolay ve hızlıdır.
Kimler E-Fatura Mükellefidir?
Tüm işletmeler doğrudan e-fatura mükellefi olarak kabul edilmezler. Bu konuda yapılan son düzenleme 2020 yılının kasım ayına aittir. Bu düzenlemeye göre 2020 yılı ve sonrasında 5 milyon TL ve üzeri bir brüt satış hasılatına sahip olan işletmeler e-fatura mükellefidir. Ancak GİB tarafından bir tebliğ daha yapıldı ve 2021 yılına ait 4 milyon TL ve fazla ciroya sahip olan işletmelerin 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-faturaya geçmeleri gerektiği söylenmiştir. Bunlara ek olarak internet ortamında reklam yayınlanması konusunda aracılık eden firmalar, hizmet sağlayıcılar, internet üzerinden araç, gayrimenkul satışı ya da kiralanması için ilan veren sitelerin işletmecileri, normalde de vergi mükellefi olan; sebze, meyve ticareti yapan tüccarlar da e-fatura mükellefi olarak kabul edilmektedir.
E-Fatura Nasıl Kesilir?
E- fatura kesilirken uygulanması gereken bazı adımlar bulunmaktadır. Bu adımların sonucunda e-fatura kesilmiş ve müşterilere iletişmiş olmaktadır. E-fatura kesilirken ilk olarak Vergi Dairesi sistemine şifre ile giriş yapılır. Sisteme giriş yapıldıktan sonra kullanıcıların karşısına modül seçim ekranı çıkmaktadır. Bu ekrandan Arşiv Portal bölümüne seçilmesi gerekir. Burada kullanıcı-mükellef bilgilerinin kontrol edilmesi, e-fatura kesilmesi için çok önemli bir adımdır. Bu kontrolden sonra Belge İşlemleri bölümüne tıklanması gereklidir.
Bu bölüm ekranın solunda yer almaktadır. Açılan bölümden Fatura Oluştur sekmesine geçilmektedir. Burada faturaya ait pek çok bilgi istenir ve bu bilgiler eksiksiz doldurulmalıdır. Alıcı bilgileri, mal ve hizmet bilgileri de fatura oluştur bölümünde istenilen bilgilerdendir. Sonraki adımda toplam bölümü dikkatlice kontrol edilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta faturanın ne için düzenleneceğidir. Örnek olarak kira faturası düzenlemek isteyen bir kullanıcı stopaj eklemeyi unuttuğu takdirde fatura eksik olacaktır. Gereken tüm bilgiler girildikten sonra “oluştur” yazılı butona tıklamak yeterli olacaktır. Bu aşamada oluşan belge faturanın bir taslağıdır ve doğrudan kullanıcıların ekranında bulunan taslaklar kısmında yer alır. Burada görüntülenen fatura taslağı son bir kez kontrol edilir ve onaylanır. Fatura onaylandıktan sonra bir düzenleme yapma imkânı bulunmamaktadır. Son olarak kullanıcıların cep telefona gelen şifre ekrana girilir ve e-fatura böylelikle kesilmiş olur.
E-Fatura Maliyetleri Nelerdir?
E- fatura özellikle klasik kâğıt faturayla kıyaslandığında çok daha az maliyetlidir. Ancak e-fatura için harcama yapılması gereken tek yer, GİB üzerinden değil de özel entegratörler aracılığıyla geçiş yapmak isteyen kullanıcılar için farklı farklı entegratör fiyatlandırmaları bulunmaktadır. Buradaki fiyatlar firmalara ve sunduğu hizmete bağlı olarak değişmektedir. Ancak burada söz konusu olan maliyet, uzun vadede düşünüldüğünde kâğıt faturaya oranla çok çok daha düşüktür.
E-Ticaret Yapanlara E-Fatura Zorunlu mu?
E-fatura ile ilgili merak edilen bir başka konu ise e-ticaret yapan kullanıcılarla alakalıdır. Sanılanın aksine her e-ticaret yapan işletme e-faturaya kullanmak zorunda değildir. Tıpkı normal e-fatura mükelleflerinde olduğu gibi e-ticaret yapanlar için de bazı şartlar bulunmaktadır. Her türlü elektronik ortamda bir hizmet ya da mal olması fark etmeksizin satış yapan kullanıcılar için ilk olarak 2020, 2021 ve 2022 dönemlerinin hesaplarına bakılır. Bu dönem için 1 Milyon TL veya daha fazla brüt satış hasılatına sahip olan e-ticaret işletmeleri 1 Temmuz 2023 tarihine kadar 2-fatura uygulamasına geçmiş olmalıdırlar. 2022 veya takip eden hesap dönemleri içinse brüt satış hasılatının 500 Bin TL veya üzeri olması, e-faturaya geçişteki zorunluluk için yeterlidir.
